课外充实协调员指南
在我们的学校为我们的孩子们带来美妙的课前和课后丰富课程是一个很好的实践。对于孩子和家长来说,学校是最方便的地方,不需要交通工具。如今,许多丰富的课程(无论是来自第三方提供者,还是学校老师或家长志愿者)都非常有趣,有创意,鼓舞人心,让孩子大开眼界。例如,我们看过关于机器人、缝纫、陶瓷、编程、国际象棋、公共演讲、烹饪、体育、木工和外语的课程。这些都是孩子们接触各种各样的话题并在乐趣中学习的宝贵机会。
然而,管理课外项目是一项复杂的操作,包括选择提供者和项目,与强化提供者就项目和地点进行协调,与家长互动注册,管理班级志愿者和授予奖学金,保持最新的名册,以便掌握孩子放学后的行踪,以及管理对强化提供者的付款。为了显著降低这种复杂性,并为我们的学校社区做出贡献,6crickets免费将其在线浓缩注册和管理平台捐赠给学校/家长教师协会、第三方浓缩提供商和家长(6 crickets.com/afterschool).现在,6crickets已经与数十所学校合作,管理他们的课后丰富项目和注册。在本指南中,我们将与您分享与这些学校合作的集体经验,并为像您这样的强化协调员提供路线图和工具,您可以利用它们来显著简化强化管理过程。
在本指南的其余部分,我们将浓缩管理过程分解为七个步骤,并在随后的章节中描述每个步骤需要做的事情:(1)确定学校浓缩班的空间和时间可用性,(2)选择浓缩提供者和项目,(3)审查第三方浓缩提供者,(4)确定课程细节,(5)向家长提供课程列表和注册,(6)组织家长志愿者参加浓缩班,(7)管理奖学金。
1.确定可用的房间和时间
首先,你需要确定在你的学校里可以在什么时间、什么地点上浓缩课。你需要与你学校的办公室经理讨论,他们可能反过来需要与校长或老师讨论哪些教室可以用于强化班。经过讨论,你应该知道(1)你的学校可以提供的最大课程数量,(2)每节课的时间,(3)每节课允许的最大学生人数。有了这些信息,你现在就可以开始寻找合适的充实提供者或教师/家长志愿者来提供课程。
2.选择充实的提供者和项目
通常情况下,选择正规学校没有教过的课程是可取的。一些关键标准是多样性、新颖性和在乐趣中学习。我们看到的流行的丰富主题包括体育、STEAM(科学、技术、工程、艺术和数学)、棋盘游戏、外语和公开演讲/戏剧。有时,学校老师或家长志愿者可能想要提供课后丰富课程。在你附近也有许多第三方的充实提供者。这里有一些方法可以帮助你找到充实供应商的候选人:
1.做谷歌(或必应)搜索以及谷歌地图搜索“课外充实”。你所在的区域应该会有很多选择。当你在地图上搜索时,你甚至可以看到一些评论评级。
2.在Yelp上搜索也可以得到供应商的想法和评论。
3.你可以在Facebook上查找供应商,了解他们的更多信息,包括他们的评论。
4.你也可以把这部分外包给6crickets。蟋蟀的主要功能是6 crickets.com,为儿童营地和课程提供一站式服务。因此,我们与数百家当地供应商合作,其中许多都有过评估。6crickets可以根据你的兴趣为你的学校编制一套提供者。详情请浏览6 crickets.com/afterschool和电子邮件support@6crickets.com.
3.审查第三方供应商
学区、学校或家长教师协会对第三方供应商候选人进行审查是很常见的。以下是你可以考虑让他们提交给你、你的学校或你的学区审核和批准的表格:州营业执照、市营业执照、一般责任险、学校证明责任险(他们应该可以很容易地免费添加一所学校的责任险)、每位教师的驾照、州背景调查、指纹、成人不端性行为预防证明、学校志愿者协议、CPR急救证书、血源性病原体证明。
这可能是很多乏味的文书工作。然而,你可以利用6crickets的免费浓缩管理平台要求提供商提交供应商表格6点,蟋蟀,允许你查看和批准表单网上。通过这种方式,您可以在一个web页面上在线查看每个提供商的所有表单。再也不会浪费纸张,也不会丢失所有的文书工作!
4.确定课程细节
一旦你审查并批准了一组提供者,或安排了老师或家长志愿者,你现在需要与他们一起确定在你的学校提供的课程,并分配每次课程的时间、日期和教室位置。在此过程结束时,对于每个提供者,您将获得以下信息(1)提供者名称和描述(2)对于该提供者在您的学校提供的每个项目,您应该有项目名称和描述,年龄或年级范围。(3)提供者可以在不同的时间和不同的房间提供多个会话的程序;对于每个会话,您应该有房间号、一周的天数、开始和结束时间、开始和结束日期、会话进行所需的最低学生人数,以及会话允许的最大学生人数。
如果你的学校要求家长志愿者参加强化课程或为低收入家庭提供奖学金,你也需要与提供者沟通你的政策和实践。下面的第6节和第7节将介绍如何处理这些情况。
现在你已经完成了在我们学校的课后课程,是时候让家长知道并注册课程了。
5.向家长提供班级名单和注册信息
对于这个关键的步骤,你应该牢记这些重要的目标,以便顺利有效地操作:(1)所有的课程都应该清晰地列在一个地方,供家长查找和选择。(2)让家长只需一张登记表就可以轻松注册不同学校的任何课程。文书工作越少,每个人的效率就越高。(3)尽量简化对供应商的付款分配,尽量减少您在这里的时间。(4)即使在面临取消和最后一分钟注册的情况下,也有效地维护不同提供者的所有课程的最新花名册,以便您作为充实协调员和学校管理人员始终知道哪个学生上哪个班。
好消息是,你可以通过6crickets免费的一站式在线注册平台轻松实现所有这些目标(6 crickets.com/afterschool).
你可以把你从第4步到第6步收集到的班级信息发邮件给蟋蟀的支持人员。然后,他们将与您的提供者和教师/家长志愿者合作,开设他们的课程,并为您的学校创建一站式在线注册网站门户。然后,你可以在你的学校或家长教师协会的网站或你的学校给家长的通讯中加入一个“注册课后课程”的超链接,指向这个门户。
更详细地说,以下是这项服务提供的主要节省时间的功能:
1.一站式浓缩在线注册门户对于你学校的家长:家长可以来到一个中心页面,查看所有提供的课程,免费与否,并通过一个登录和注册表格注册课程。
家长们不再需要担心把他们的登录和孩子的信息分散在各个地方,而是把它们集中安全地保存在6crickets。(6crickets的创始人海伦·王(Helen Wang)是一名安全和隐私专家,6crickets为用户的信息提供了最先进的保护。)
当班级满员时,家长可以报名接收新名额的通知。
如果家长没有信用卡,他可以用支票支付给供应商,并获得一个折扣码,在学校注册门户网站在线注册。如果家长不能上网,学生也可以在线加入班级名册。
2.自动,即时支付给供应商:当家长付款时,6crickets立即自动将付款发送给浓缩供应商。因此,您不再需要处理与充实提供者的付款或手动发票。
3.中央名册管理: 6crickets为丰富协调员或学校管理人员提供了一个中心页面,以便实时查看来自不同提供商的所有名册。因此,即使在最后一分钟有新的注册或取消,您始终可以从每个充实提供者那里获得每个班级的最新、准确的花名册信息。该名册包含了学生的所有基本信息,包括父母联系方式、紧急联系人、接机联系人、医疗信息等(你可以在网站上找到注册表格6 crickets.com/kids).当学生需要取消课程时,提供者可以从他们的在线名册上退款。
4.灵活的配置:您可以配置注册的开始和结束时间,弃权表格,自定义问题供家长在结账时回答。
5.融资:您可以配置在浓缩注册过程中收取费用和捐款,为您的学校或PTA筹集资金。
6.实时技术支持: 6crickets有一个全职的支持团队,可以为您提供任何您需要的帮助。你可以在工作时间和他们在线聊天,也可以发邮件给他们support@6crickets.com.
这项服务是6crickets向学校和教育界捐赠计划的一部分。所以,它是对家长、学校/家长教师协会和教育机构完全免费.信用卡支付处理公司Stripe收取标准的信用卡费用(每笔交易2.9%加30美分);通常情况下,此类信用卡费用已经包含在类别定价中。
6.组织家长志愿者参加丰富课程
一些学校要求或鼓励家长志愿者在每一堂浓缩课上陪伴孩子。我们看到学校有两种做法。
第一种方式是,有一位家长报名参加一个项目的每次约会。这位家长可以免费或以极低的价格为他/她的孩子上课程。在这种情况下,你需要提前给家长发邮件寻找志愿者。然后,您可以在6crickets创建一个折扣代码,供志愿者家长在结帐时使用。您还需要将这种做法告知提供者。一些学校要求提供者承担志愿者的费用。其他学校为志愿者的孩子支付剩余费用。请告知供应商哪位志愿者将出席课程。
第二种组织家长志愿者的方式是要求每一位有学生在课堂上的家长至少陪同孩子参加一次活动。您可以配置6crickets在结帐时询问家长可以志愿的日期,并要求他/她在由班级所有学生家长共同维护的家长志愿者谷歌表中输入日期。然后,您可以与提供者共享志愿者时间表电子表格。6crickets技术支持可以很容易地协助这个过程。
7.管理奖学金
我们强烈建议您为来自低收入家庭的学生提供奖学金支持。让这些学生平等地享受精彩的丰富节目可以改变他们的生活。您可以通过向家长收取费用或收集捐款(见上文第5节)的方式,通过6crickets注册流程筹集奖学金资金。
为了确定哪些家庭需要帮助,你可以利用谷歌形式制作一份奖学金申请表并分发给你们的家人。6crickets可以作为中介,根据你的标准批准申请,这样家庭财务数据就不会被其他学校家庭知道,包括充实协调员。然后,蟋蟀可以为低收入家庭发放折扣码,让他们免费或以极低的折扣率报名参加浓缩课程。
请务必与教育机构协调奖学金学生的支付方式,以及每个班级为这些学生分配多少名额。您可以在向其他家庭宣布注册之前,先为奖学金学生开放注册。你需要寄支票给学校来支付奖学金。
结束语
你为学校的孩子们带来了精彩的丰富节目。孩子们将接触到广泛多样的主题,并在乐趣中学习。管理课余生活是一项复杂的工作。尽管如此,我们希望这份指南能为您提供一个清晰的路线图。有了正确的过程和正确的工具,你可以轻松地为你的学校带来最好的丰富,而不需要额外的成本。
6crickets的使命是通过为家长、提供者和学校提供最好的工具,为孩子们带来最好的丰富课程。你可以指望6蟋蟀,以帮助您管理您的学校轻松丰富。如有任何问题,请发送电子邮件至6crickets的技术支持团队support@6crickets.com.
作者简介:
王海伦博士是6crickets的首席执行官和联合创始人,该公司为儿童营地和课程提供一站式服务,并为丰富提供商和学校提供免费在线注册平台。海伦监督公司的战略方向,产品管理,销售,市场营销和先进的研究。6 crickets.com支持了800多家丰富教育企业,服务了数十万名家长。在创建6crickets之前,Helen是一位世界知名的计算机科学家,在安全、隐私和系统方面进行开创性研究,并将她的发明转化为影响所有互联网用户的现实产品。她发表了60多篇研究文章,并在许多计算机科学会议上发言。她指导了30多名博士生的研究或论文,其中许多人成为了顶尖大学的教授和高科技公司的关键领导者。海伦于2001年在加州大学伯克利分校获得计算机科学博士学位,1994年在德克萨斯大学奥斯汀分校获得学士学位。海伦是Corlan(2007年出生)和Quincy(2009年出生)的母亲,是他们给了她创作“6只蟋蟀”的灵感。她还是她儿子学校的家长教师协会的活跃成员。
这篇文章有最初发布于6crickets.com.
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